Arrangere firmaevenementer med suksess

Effektiv planlegging av møter og arrangementer

Ofte er det detaljene som gjøre at et firmaevenement blir en suksess. Vi har tips og ideer til deg, som letter organiseringen av møter, messer, presentasjoner, konferanser osv.

Å planlegge møter kan være en stressende opplevelse. I tillegg til invitasjoner og navnskilt, er det også andre ting som du må ha styr på. Har du husket det hele? Med litt hjelp fra Avery er planlegging av møtet intet problem. Vi gir deg en lett og oversiktlig guide til hvordan du skal gjøre det hele.

 

Avery - Arrangere evenementer med suksess
Avery - Den vellykkede start

Den vellykkede start

Gjør et godt førstehåndsinntrykk med profesjonelle navnskilt.

Hva er det nå hun heter? Alt er så mye enklere når alle deltakerne har på seg et navnskilt. Våre selvklebende navnetiketter er perfekte til å gjøre et godt inntrykk fra start av, når gjestene ankommer. De kleber sikkert på møtedeltakernes tøy og kan naturligvis lett fjernes fra skjorter og bluser uten å etterlate limrester eller skade stoffet.

Så alt du trenger er en liste over hvem som kommer. Etikettene designes på forhånd med vårt gratis online program og skrives ut på din egen laserskriver. Hvis det dukker opp en uventet gjest, så er det en løsning, for personens navn kan skrives på navnetiketten med en sprittusj. På den måten får evenementet en god start med de profesjonelt utseende navnskiltene til gjestene.

Avery - Profesjonelle ned i den minste detaljen

Profesjonelle ned i den minste detaljen

Lag individualiserte mapper

Et annet godt tips for å gi evenementet et ekstra profesjonelt uttrykk, er å holde alt materialet som deles ut i forbindelse med evenementet i samme design. Dermed er du sikker på at det er en rød tråd gjennom hele arrangementet.

Det er lett å målrette f.eks. en generisk mappe, blokk eller lignende med en etikett: Lag etiketten i samme design som invitasjonen til evenementet. Vårt gratis online program har massevis av profesjonelle maler som kan hjelpe deg med å få et flott og gjennomgående utseende på alt materialet. Sett inn bedriftens logo og grafikk og data om den aktuelle evenementet, og sett etiketten på alt materialet som deltakerne får, så sikrer du et profesjonelt inntrykk av arrangementet fra begynnelse til slutt.

Avery - Sjekkliste til planlegging av ditt neste firmaevenement

Husk alt!

Sjekkliste til planlegging av ditt neste firmaevenement

Sett opp mål for møte/begivenheten:

  • Avstemme målgruppe og utarbeide gjesteliste
  • Vedta møtets/begivenhetens navn og logo
  • Fastlegge dato og mulige lokaliteter
  • Lag en foreløpig dagsorden med de emner som skal gjennomgås
  • Bestemme start- og slutt-tidspunkter for hver dag
  • Vedta budsjett og gjennomgå og evaluere finansmulighetene 

Lokasjon:

  • Definere antall gjester
  • Undersøke og sammenligne forskjellige lokaliteter (hoteller, konferansesentre, restauranter o.l.)
  • Sammenligne priser
  • Undersøke muligheten for mat, drikke, snacks o.l.
  • Sjekk lokalets størrelse og mulige bordoppstillinger
  • Gjennomgå alle fasiliteter, inkl. scene, bord til omkledningsrom, lager og presserom
  • Sjekk tilgjengelig audiovisuelt utstyr og test det
  • Undersøke muligheter for dekorasjon av lokaler og bord
  • Sjekk de områder hvor gjestene skal oppholde seg i pauser
  • Sjekk transportmuligheter til/fra stedet og parkeringsmuligheter
  • Hvis det er et utendørs arrangement: Undersøke alternativer i tilfellet været blir dårlig
  • Vedta de endelige lokaler og bekreft dato og priser
  • Utforme en kontrakt som inneholder alle detaljer

Program:

  • Lag en detaljert dagsorden med tid på hvert enkelt emne
  • Finn en vert som kan holde velkomsttale, presentere foredragsholderne og holde avslutningstalen
  • Planlegg pauser og ev. underholdning

Foredragsholdere/talere:

  • Lag en liste over potensielle talere – både interne og eksterne
  • Ta kontakt med mulige talere for å avtale rammer og betingelser
  • Vedta hvem som skal tale
  • Utforme og skriv under kontrakter
  • Spør om de har behov for spesielt utstyr og bestill dette
  • Lag navnskilt til foredragsholderne. Bruk ev. Averys utskriftbare navnskilt - de kan enkelt og greit designes og skrives ut på din egen skriver
  • Forberede malen til presentasjonen i din bedrifts design
  • Velg tidsfrist for når foredragsholderne skal sende deres presentasjoner
  • Samle alle presentasjonene og lagre en ekstra kopi, f.eks. på en USB-minnebrikke
  • Arrangere overnatting og hjelp med å arrangere reiser
  • Finn en kontaktperson og arrangere mat- og drikkevarer for arrangementet
  • Husk ev. takkegaver til foredragsholderne

Invitasjoner:

  • Opprett en database med alle adresser
  • Designe profesjonelle adresseetiketter med firmalogo. Det gjøres lett med Avery® adresseetiketter og tilhørende gratis programvare
  • Skriv ut og send invitasjoner
  • Lag oppfølgingsbrev og planlegg oppringninger

Invitasjonene bør inneholde:

  • Firma-logo
  • Arrangementets navn og annen merkevarebygging av arrangementet
  • Start- og sluttdato og -tid
  • Lokasjon med full adresse og kjøreveiledning, inkl. parkering og offentlig transportmuligheter
  • Dagsorden med detaljer om foredragsholdere/talere
  • Ev. kleskode
  • Pris for deltakelse samt avbestillingsregler
  • Informasjon om innkvartering og bespisning
  • Booking-informasjon med tidsfrist
  • Kontaktperson ved forespørsler

Deltakernes dokumenter:

  • Lag navnskilt i bedriftens egen design, som viser deltakernes navn, tittel og firma. Disse lages på få minutter med Avery navnskilt og programvare
  • Forberede profesjonelle og strukturerte dokumenter
  • Skriv ut presentasjonene, produktkataloger, deltakerlister og evalueringsskjemaer.
  • Sett det inn i en mappe eller en ringperm, og bruk Averys ryggetiketter til å skrive ut arrangementets navn og logo og sett det på permryggen
  • Skrive ut oversiktlige indekser og faner med Avery IndeksMaker eller ReadyIndex – det hele designes og skrives lett ut med Avery Design & Print
  • Kjøp ev. gaver eller gratisartikler

Utstyr:

  • Sørg for at alt utstyr er tilgjengelig, inkl. bærbar PC, projektor/skjerm, lydanlegg med fjernkontroll, mikrofoner, internettilgang osv.
  • Papir og skriveredskaper til deltakerne
  • Flipcharts/whiteboard

Våre produktanbefalinger

Avery Design & Print

Avery Design & Print

Design og skriv ut egne etiketter enkelt og greit med vårt gratisprogram.

Mange gratismaler og utklipp.
Avery kundeservice

Kundeservice

Har du spørsmål?

Ring eller skriv til kundeservice. Vi står alltid klar til å hjelpe deg!